På tide å opprette SDP?

Fra mars 2017 vil Lenvik kommune ta i bruk digital utsendelse av skriftlige forsendelser. Vi anmoder derfor om at flest mulig skaffer seg sikker digital postkasse (SDP) hos Digipost eller eBoks.

Lenvik kommune brukte over 1 million kroner (!), kun på porto i 2016. I tillegg kommer kostnader ved utskrift, brevpapir, konvolutter og manuelle prosesser ved pakking og ekspedering av utgående brev. 

Å kunne sende og motta post digitalt, innebærer fordeler både for innbyggerne og Lenvik kommune. Sikker digital post (SDP) til innbygger er en enkel løsning som offentlige myndigheter skal benytte for å sende sine brev til innbyggerne digitalt, på en sikker og rimelig måte. Løsningen erstatter i større og større grad brev på papir, og er et viktig ledd i prosessen mot en døgnåpen kommune.

Sikkert og raskt
For innbyggerne betyr dette at man får raskere svar og informasjon fra kommunen. I teorien vil man kunne sende en søknad, og få svar på søknaden noen timer senere. Med tradisjonell postgang vil en slik prosess ta flere dager. Innbyggerne får varsel på SMS eller e-post om viktige brev i sin digitale postkasse,  steds- og tidsuanhengig tilgang til posten, som også blir samlet og lagret trygt og gratis. SDP kan også brukes til å lagre viktige personlige dokumenter, slik som attester, vitnemål, bekreftelser og annen sensitiv dokumentasjon.

Siden du må logge deg inn for å lese brevene, er du sikker på at ingen andre kan lese posten din. Du risikerer heller ikke at brev blir borte i postgangen. Digital postkasse er den sikreste postgangen som finnes.

Store besparelser
For kommunen betyr overgangen til en trygg og sikker kommunikasjon, at vi bruker mindre penger på porto, papir, konvolutter og administrasjon. Dette er penger som kan brukes på andre tjenester, samtidig som vi sparer miljøet.

Ifølge norge.no sender offentlige virksomheter ut 40 millioner brev i året. Det koster 400 millioner kroner og tilsvarer daglig utslipp fra 250 000 biler. Summen tilsvarer vedlikehold av 3 000 kilometer veg, 2 736 barnehageplasser, 668 sykepleierårsverk eller 655 lærerårsverk!

Mobil og e-post
For å kunne sende digital post til deg, må vi ha tilgang på mobiltelefonnummeret og/eller e-postadressa di. Gå inn på norge.no og registrer deg i det nasjonale kontaktregisteret. Eller hvis du allerede har registrert deg, for eksempel ved at du mottar selvangivelsen via Altinn, gå inn og kontroller at opplysningene er riktige.

Gå til Norge.no

Elektronisk postkasse
Du må også ha digital postkasse. Du kan velge mellom to; Digipost og e-boks. Begge tilfredsstiller strenge krav til sikkerhet. Det er gratis å opprette og bruke postkassen. Direktoratet for IKT og forvaltning (Difi) har laget en enkel veiledning for hvordan du velger og oppretter en slik postkasse. Hvis du ikke velger postkasse, vil du få posten fra oss i Altinn. Om du ikke åpner den der i løpet av to virkedager, blir den sendt i posten til deg.

Les mer hos Difi.no

Du kan reservere deg
Privatpersoner som fortsatt ønsker å motta post på papir, kan reservere seg mot digital forsendelse. Det gjør du på norge.no. Dersom du tidligere har reservert deg, men nå ønsker digital post fra oss, opphever du reservasjonen samme sted.

Dersom du aldri har registrert mobilnummeret eller e-postadressen din ved innlogging til en offentlig tjeneste på nett via ID-porten, er det ikke nødvendig å reservere seg. Da må vi sende posten på tradisjonell måte.

Les mer om reservasjon

Firmaer og organisasjoner
Firmaer og organisasjoner får digital post fra oss i Altinn. Firmaer kan ikke reservere seg mot å motta digital post fra det offentlige. Alle typer virksomheter må derfor logge seg inn i Altinn og registrere en varslingstjeneste med mobilnummer og/eller e-postadresse. Kommunen sender beskjed dit når det ligger post i firmaets digitale postkasse. Hvis andre enn daglig leder skal håndtere posten, må daglig leder gi dem tilgang til firmaets meldingsboks inne i Altinn.

Les mer på Altinn.no

eDialog
Samtidig med at vi begynner å sende post digitalt, vil vi også kunne ta imot post gjennom eDialog. Det innebærer at post du sender til oss automatisk kommer inn i saks- og arkivsystemet vårt, uten at arkivarene må registrere posten manuelt. Det sparer alle for både portoutgifter og tid. Sendingene er kryptert, så du kan også trygt sende oss sensitive opplysninger digitalt på denne måten, noe vi ikke anbefaler å gjøre via vanlig e-post.

Tradisjonell e-post kan fremdeles brukes for enkle spørsmål som ikke skal journalføres i kommunens sak/arkivsystem. postmottak@lenvik.kommune.no

Se video om SDP - (NB: krever lyd)